«基本機能»
あらゆる勤務形態に対応 × 複数雇用形態の一元管理
【複数の労働形態、勤務形態をまとめて管理】
- 正社員とパート／アルバイト、短時間勤務者やフレックス・変形労働（1ヶ月、1年）勤務者など、複数の労働形態／勤務形態が混在しても、まとめて管理することができます。
従業員の労働条件が異なる職場でも安心してお使いいただけます。
- 労働形態／勤務形態毎に勤務時間／残業時間／早出残業／休憩回数／休憩時間／時間丸めなどを細かく設定できます。
1年の変形労働制における残業時間の再計算にも対応しています。
- 1年単位の変形労働制を採用している場合、その変形期間の途中で従業員が退職した場合、在籍期間中の所定時間が、週平均40時間以内であるかを再計算し、超過があれば、対象期間終了月に精算する必要があります。
Tomasでは、このような退職時の精算についても自動計算を行います。
育児や介護に配慮した、短時間勤務制度に対応しています。
- 短時間勤務の利用を申請することができます。
- 事前に申請する事で、指定した期間（1ヶ月単位）の勤務表を短時間勤務用に自動作成します。
勤務時間集計・休暇管理業務等の自動化により、事務処理コストを大幅削減
勤務時間の集計や入力チェック、休暇残日数確認などを、リアルタイムに実施します。
- 入力データや打刻漏れ、休暇残日数のチェックは、リアルタイムに行います。
- 複数の拠点がある場合も打刻や入力の状況を随時確認できます。
- 集計、訂正などを随時処理できるので、月末に集中していた勤務表の処理や確認の手間を、大幅に削減できます。
各種休暇の日数チェックが可能です。
- 申請時／取得時に残日数をチェックします。
- 振休／代休については、休日の取得可能期間（同週、同月、翌月、翌々月など）をチェックすることができます。
タイミングを選ばない、柔軟な異動処理に対応できます。
- 月度初めの異動はもちろん、月度途中の異動も可能です。
- 常に月間残業時間の合計が把握できます。
- マスタ登録した残業上限時間と実績の残業時間を比べて確認することができます。
- 従業員と承認者に残業時間超過警告メールが配信されます。
- 承認者機能で、該当従業員の残業時間欄に色が表示されます。
複数のグループ会社の一元管理の実現
■グループ会社間の出向者管理 他社事例
各事業所や工場ごとに運用管理者をおいて、システムを運用する構成が可能です。
従業員マスタの管理、勤務シフトの管理、カレンダーの設定など、各事業所や工場ごとに独立して運用
することができるシステム構成がスムーズな業務進行を実現します。
この方式による運用では、他事業所のマスタ等は、参照できません。
出張などで、他事業所で打刻したデータの取り込み、他事業所への人事異動などは可能です。
«内部統制対応»
【パスワード管理】
パスワードの有効期限や文字数、パスワードを間違えた際のロックまでの回数などが設定可能です。
【履歴管理】
人事総務機能にて、勤務表の変更前・変更後が確認出来ます。更に変更者が確認出来ます。
【アクセス権限管理】
管理者が 閲覧・更新 出来るメニュー項目を自由に設定し、ユーザアカウント毎に権限を付与できます。
【事業所別、会社別管理機能】
それぞれの拠点毎（グループ企業）に人事総務担当者がいる場合、その拠点に属する社員のデータのみメンテナンス出来る権限を設定できます。
クラウド（ＡＳＰ）環境
Tomasクラウドのデータセンターの設備をご紹介いたします。
お客様に安心してご利用いただける環境をご用意いたしました。
サーバはデータセンターに完備されており、厳重なセキュリティー、災害に強い設備にて運用されております。
- 震度7クラスにも耐えうる建物免震構造を採用
- コンピュータに配慮した消火設備
（N2消火、超高感度煙検知システム） - 床耐荷重 1,000Kg/m2
- 帯電防止仕様のフリーアクセス
- 二重・三重に冗長化された空調設備
- 冷却効果の高い床下吹き出し方式を採用
- 受電
信頼性の高い22ＫＶ3回線スポットネットワーク - 大容量の無停電定電圧定周波数電源装置を設置
- バッテリー耐量時間10分を確保（250KVA×3台）
非常用発電機 3,000KVA / 1台
- 非接触ICカードと生体認証による入退室管理
- 監視カメラによる常時監視
内部統制対応
«簡単連携»
各社の人事給与ソフトや、タイムレコーダーと連携できます。
- 各社人事給与ソフトとの連携が可能です。
導入済みのソフトウェアを継続利用できますので、御社の資産を有効に活用できます。 - MIFARE、FeliCa等のICカードに対応した各種タイムレコーダーと連携できますので、現在お使いのカードを継続利用できます。
- 勤怠管理システムの切り替えの際に、現在ご利用のタイムレコーダーを継続使用することもできます。
例）
- アイテックス社製 Pro Staff
- 東芝ソリューション社製 Generalist
- オービック社製 OBIC 7
- カシオヒューマンシステムズ社製 ADPS
- クレオ社製 CBMS
- エフエム社製 Socia
- セゾン情報システムズ社製 Bulas
- SAPジャパン社製 SAP
- スクラッチで開発したシステム
- その他
例）
- マックス社製 Time Doc
- アマノ社製 タイムレコーダー
- クロノス社製 テレタイムシリーズ
- セイコープレシジョン社製 TEシリーズ
- GIGA社製 TRシリーズ（※弊社取扱商品）
- その他
※人事給与ソフト、ICカード、タイムレコーダーの種類によっては、使用できない場合もあります。
あらかじめご確認ください。
«選べるシフト機能»
勤怠管理システムTomasでは、様々な勤務形態にあわせ、シフト作成機能を充実させました。
勤怠管理システムTomasでは、３つの方法のシフト作成パターンをご用意しております。
その３つのパターンをご案内させて頂きます。
また、3つのシフト作成パターンを組み合わせてご利用頂くことも可能です。
1．パート契約で週の勤務（曜日・シフト）が決まっている場合（パート等が多い企業様におすすめ）
勤務する曜日・シフトパターンが決まっている場合は、マスタに予め登録しておくことが出来ます。
2．交替勤務など、シフトのパーターンがある程度決まっている場合（工場など製造業におすすめ）
«勤務予定表作成の第１ステップ»
一週間単位の勤務パターンをマスタに登録します。
«勤務予定表作成の第２ステップ»
一週目と二週目が異なるパターンを繰り返す。
このような場合、週単位の勤務パターンを組み合わせて、ひとつの勤務パターンにまとめます。
«勤務予定表作成の第３ステップ»
交替勤務カレンダーを作成します。
作成した勤務パターンを、従業員に適用し、いつから使用を開始するかを登録します。
「誰が」 、「いつから」、どのパターンで勤務を行うかを登録します。
シフトのパターンが変更される場合は、事前に、いつから、どのパターンに変更されるかを登録しておくことができます。
これで登録完了です。
完了した交替勤務シフトは、期間指定で一欄表示出来ます。
3．毎月、シフト作成をおこなう場合（小売、サービス業におすすめ）
月間の勤務予定表を作成します。
- 従業員ごとにシフト勤務、休日、休暇等の予定を登録します。 マウスだけで簡単に操作が行えます。
- 就業規則にのっとり、勤務予定表をチェックします
■シフトの登録方法
「遅番」のシフトを設定する場合を例に、操作方法を説明します。
■シフト別出勤人数確認画面
作成した勤務予定表をもとに、シフト勤務別、休日、休暇の種類別に人数を表示します。
シフト別出勤人数確認画面
予定表画面には、次のような項目を表示することができます。
- 当月度の公休日数、法定休日日数、所定休日日数、出勤予定日数
- 当月所定時間合計、変形期間内所定時間合計（1年、3カ月、1カ月など）、週平均所定時間
- ⇒ それぞれの日数、時間は、予定表に登録された日数・時間
事業所指定の日数・時間、雇用契約ごとの日数・時間が表示できます。 - その他、職種、雇用形態などの表示が可能です。
- 早番、遅番、夜勤などの割り当てが、適切であるかを確認する情報を表示することが可能です。
表示順序の調整
従業員番号、雇用形態、職種 などをキーに並び変えが可能です。
その他、任意の並べ替え順序が設定できます。
データのチェック
① マスタに登録された、事業所別・雇用契約別の所定時間、公休日数とチェックを行います。
② 法定休日が週に1日登録されていることをチェックします。
③ 所定時間が、週40時間を超過していないかをチェックします。
⇒ 1年の変形労働の場合
- 週52時間を超過していないかをチェックします。
- 変形期間の最終月度の場合、週平均40時間を超過していないかをチェックします。
（1か月単位の変形労働制の場合は、月ごとに法定労働時間とのチェックを行います。）
④ 有休、代休、振休が設定された場合、残日数とのチェックを行います。
■シフト別出勤人数確認画面
作成した勤務予定表をもとに、シフト勤務別、休日、休暇の種類別に人数を表示します。
その他に
① 職種別の出勤者人数
② 出張者（社外勤務者）人数
③ 他事業所 応援勤務人数
などを表示することが可能です。
■マスタに登録しなくてもシフト管理が可能 ～おすすめ機能～
【Point】
人事総務部は基本的なマスタのみの登録で済みます。
あとは、各店舗にて、独自のシフトは各々開始時間、終了時間を入れて日にちを選択するだけで、シフトが作成できます。
勤務予定を作成する場合も、マスタに登録されている勤務シフトを選択して登録しますが、
マスタに登録されていない勤務シフトを使用する場合は、所定開始時刻、所定終了時刻が直接登録できます。
«選べる打刻»
勤怠仮システムTomasでは様々な打刻方法をご用意
«36協定支援機能»
５つのパターンで時間外勤務の時間をチェックします。
①当月の残業時間状況をチェック
②③当月を含め任意の月数で残業時間をチェック （ 2パターン指定可 ）
④当年度残業累計時間をチェック （ 年初からの累計時間 ）
⑤残業時間超過月の回数をチェック （ 例：40時間/月 が 5回以上 ）
上限時間に達する前に、警告メールを配信します。
①本人に警告メールを送信
②職場上長に警告メールを送信
③人事・総務を ＣＣ： に指定し、警告メールを送信
配信した警告情報は、人事・総務で照会が可能。ＣＳＶ出力もできます。
だれが、いつ、どの条件で警告状態となったか？
該当者の残業時間の状況、該当者の労務管理者はだれか？
マスタ設定は、組織単位で設定できます。 次年度にも簡単コピー。
基本ルールを会社単位に設定。
例外ルールを個別に設定することも可能です。
残業時間検索ツールで、時間外勤務の状況が把握できます。
①期間指定
②組織、個人の指定
③あと△ △時間で、○○時間以上、すでに○○時間以上
残業時間超過警告の設定 （36協定管理） ～人事総務部機能～
残業時間を集計し、閾値を超えた従業員およびその上長に警告メールを送信する。
残業時間検索ツール （36協定管理） ～人事総務部機能～
任意の期間を対象に、残業時間の検索が行えます。
対象期間、対象組織、対象従業員を指定し、
- 既に ○○時間以上
- あと △ 時間以内で、○○時間以上になる
という検索を行い、該当者の情報をＣＳＶファイルに出力することが可能です。
勤務承認画面に残業時間合計、アラート表示 ～承認者機能～
勤務承認の画面に、該当月度の残業時間月間累計を表示します。
時間数により、表示欄背景の色を変え注意を促します。
従業員の勤務表入力画面にアラート表示 ～社員機能～
月度内の残業時間が指定した閾値に達した場合、
エラーメッセージ欄に警告メッセージを表示して、従業員に注意を促します。
- 閾値は、システムで共通となります。
- メッセージは、２５文字以内でご要望に合わせて設定いたします。
«ワークフロー»
充実のワークフロー 各種休暇申請、残業申請
各種休暇や残業など勤怠にかかわる各種申請を紙のように入力申請がおこなえます。
ワークフローのメニュー一覧より選択します。
（年休、代休、振休、慶弔、夏季休暇、休日出勤、残業申請等々）
例）慶弔休暇等々
① 期間指定ができます。
② 休日を挟んで申請ができます。
③ 慶弔休暇の種類を選択
④ 事由を記入して申請